06 - 22296652 || 06 - 51172930 contact@vatched.com

Plannen, plannen, plannen! Sommigen zijn er geweldig goed in. Anderen wat minder. Het is wel een vaardigheid die je als ondernemer heel goed van pas kan komen.

Maar wat als je geen geboren planner bent en je altijd stress hebt omdat je agenda te vol gepland is. Of omdat je niet langer dan 2 weken vooruit kunt plannen omdat je echt niet in beeld hebt wat je allemaal nog te doen hebt.

En dat je er dan du moment achter komt dat je behalve 8 afspraken in 1 week ook 2 belangrijke deadlines hebt.

Hoe dan?!?!

Fear not… ook voor de belabberde planners onder ons is er hoop. En dat doe je door de uitstel regel toe te passen, heel slim te zijn en je leed te delen 🙂

De uitstel regel in de praktijk.

Situatie…. je hebt een klant, zakenrelatie of vriend(in) aan de telefoon die graag een afspraak met je wil maken. Degene aan de andere kant gooit een datum op en jij ziet mogelijkheden in je agenda. Top! Date gepland.

Ok! Well done…. of toch niet… want prut… je zou eigenlijk die dag gebruiken voor het schrijven van jouw blog. Zat wel in je hoofd maar stond niet in je agenda. En nu dan? Afspraak verzetten? Eromheen werken? Gedoe in ieder geval.

De uitstel regel had je kunnen helpen! Geef aan degene aan de andere kant van de lijn aan dat je denkt dat de datum past maar dat je nog even iets wilt checken. Hang op, bekijk je agenda goed en laat dan weten of de datum inderdaad zo goed past als jij had gedacht.

Blokje even niks

Voor sommige dingen, zoals het schrijven van een blog of het klaarzetten van content voor de aankomende weken, heb je veel tijd nodig. Dat soort werkzaamheden hap-snap doen werkt niet handig want dan moet je steeds weer in de ‘flow’ komen.

Om te zorgen dat je altijd tijd en ruimte hebt, blok je wekelijks een aantal uur tijd in je agenda om die dingen te doen die anders snel even tussendoor moeten.

Een manier om dat ook te doen is jezelf te beperken in het aantal afspraken dat je in een week inplant. Heb jij soms ook 3 calls op een dag, een afspraak met een nieuwe opdrachtgever en moet je nog een even langs de winkel om dat relatiegeschenk op te halen? Dan heb je werkelijk geen seconde over om je mail te beantwoorden, even te reageren op berichten op je tijdlijnen of te lunchen.

Twee afspraken op een dag is ook voldoende en houd je daar dan ook aan.

Gebruik een tool om afspraken in te (laten) plannen.

Stel je bent coach, assurantie adviseur of trainer. Je bent net lekker aan het werk en hup daar gaat die telefoon weer. Is het dan niet vreselijk handig als je klant gewoon online kan zien wanneer jij beschikbaar bent voor een call, een afspraak op locatie of een strategiegesprek? En dat je klant gewoon zelf online boekt. Zodat jij je kostbare tijd kunt besteden aan de klanten die er nu zijn.

Online afspraken inplannen kan en is makkelijk, niet duur en klantvriendelijk.

Er zijn veel tools beschikbaar. En een aantal voorbeelden zijn Calendly, TimeTrade of Acuity Scheduling.

Probeer het eens en kijk of jij er ook je voordeel mee kan doen.

Laat iemand meekijken

Als het je nu nog steeds echt niet lukt om jouw agenda fatsoenlijk te beheren, maak dan gebruik van mensen om je heen die daar wel heel goed in zijn. Misschien je partner, je compagnon of mogelijk wel een Virtual Assistant. Het is direct een soort accountability en maakt dat je al kritischer bent op je agenda.

En hoe fijn is het wanneer degene die meekijkt je helpt door aan te geven dat Zwolle en Eindhoven zo ver uit elkaar liggen dat het je niet lukt om om 12:00 en 14:00 twee afspraken in te plannen in beide steden. (Maar dit geldt natuurlijk alleen voor degenen met een wel heel beroerd topografisch inzicht ;-))